Comparativa
El cuadro comparativo(comparativa, cuadro, cc) es una herramienta fundamental en el proceso de selección de proveedores dentro del módulo de compras. Esta funcionalidad permite realizar una evaluación comparativa de diferentes proveedores en función de diversos criterios predefinidos, con el objetivo de tomar decisiones informadas y seleccionar al proveedor más adecuado para satisfacer las necesidades de la empresa.
Dentro del sistema de compras, se pueden ingresar los datos relevantes de los proveedores y los criterios de evaluación a tener en cuenta. Estos criterios pueden incluir aspectos como precios, calidad de los productos, términos de entrega, capacidad de suministro, reputación del proveedor, entre otros. Cada proveedor es evaluado y puntuado en base a estos criterios, generando así un cuadro comparativo que permite visualizar de manera clara y concisa las fortalezas y debilidades de cada proveedor.
El cuadro comparativo facilita la toma de decisiones al proporcionar una visión integral de las diferentes opciones disponibles. Permite identificar rápidamente qué proveedores cumplen mejor con los requisitos establecidos y cuáles podrían ofrecer ventajas adicionales, como precios competitivos o plazos de entrega más favorables.
Además, el cuadro comparativo es una herramienta útil para la negociación con los proveedores. Al contar con información detallada sobre las fortalezas y debilidades de cada proveedor, se pueden establecer negociaciones más efectivas y obtener condiciones más favorables en términos de precios, descuentos u otros aspectos contractuales.
Acceder a cuadros comparativos
El acceso a los cuadros comparativos se encuentra en
compras → cuadro comparativo
A continuación aparecerá la pestaña de cuadros comparativos
Filtros y Busqueda
Sin texto de busqueda
Si no se selecciona, cargará las comparativas de los proyectos asignados a su perfil de usuario, considerando el rango de fechas.
Si se tiene permiso de acceso global, no se considerá proyectos asignados, si se considerá el rango de fechas, solo se puede consultar hasta maximo 1 1/2 años en rango de fechas.
Cuando se selecciona, cargará las comparativas del proyecto seleccionado, considerando el rango de fechas.
Si ingresa una busqueda se realizará si hay coincidencia con
(Se consideran proyectos asignados o acceso global si se tiene)
- Num. de cuadro comparativo
- Folio de requisición
- Folio de orden de compra (si fué generada)
Fechas son ignoradas
Tipos de comparativa
El programa genera grupos por cada tipo de requisición, con base en las comparativas consultadas, en el caso de las comparativas multi requisición, aparecerán en un grupo llamado MULTIPLE
Expandir
Con esta opción podrás ver todos los niveles de agrupación en el cuadro comparativo.
Contraer
Con esta opción podrás agrupar todos los niveles visibles en el cuadro comparativo.
Nueva comparativa
En la barra de acciones, de clic en agregar.
A continuación se mostrará una lista se le presenta al usuario, parecen las
requisiciones disponibles para elaborar seleccione la(s).
Seleccione con las que trabajará, una vez finalizada su selección, dé clic en siguiente.
Ahora debe agregar los proveedores correspondientes a su comparativa. También puede agregar más proveedores a una comparativa existente, vaya a la sección proveedores de comparativa dentro de esta misma guía.
A continuación dé clic en agregar en la barra de acciones
Aparecerá el formulario de captura de su cotización llene el formulario y guarde su captura.
Al finalizar, la ventana se cerrará, y se ubicará al usuario en la comparativa recientemente creada, a la derecha aparecerán los items que contenia la requisición(es) seleccionadas previamente y que tengan volumen pendiente para fincar.
Proveedores de comparativa
En el paso anterior agregó al menos un proveedor a su comparativa. Para agregar más, cambiar los datos actuales o quitar proveedores, puede realizarlo a travez del las siguientes opciones.
Cambiar existente clic derecho → editar proveedor
Al dar clic en editar proveedor, aparecerá una ventana para capturar los datos del nuevo proveedor.
A continuación aparecerá el formulario de captura.
INFORMACIÓN
Agregar nuevo clic derecho → agregar proveedor
Al dar clic en agregar proveedor, aparecerá una ventana para capturar los datos del nuevo proveedor. A continuación aparecerá el formulario de captura.
INFORMACIÓN
Quitar proveedor clic derecho → eliminar proveedor
Tenga en cuenta que debe estar agregado al menos un proveedor en su comparativa.
INFORMACIÓN
Captura de cotización
Sea que esté agregando o editando un proveedor de su comparativa los campos de los que dispone son los siguientes:
Método de Pago: Este campo te permite seleccionar el método de pago para la cotización o proveedor. Puede ser PUE o PPD
Proveedor: Aquí puedes seleccionar o ingresar el proveedor de la cotización. Es el nombre o identificación del proveedor con el que estás trabajando.
Moneda: Este campo te permite especificar si la moneda utilizada es nacional o extranjera. Cuando seleccionas "Extranjera", el sistema automáticamente establece el tipo de cambio del día para realizar los cálculos correspondientes.
Periodo de Entrega: En este campo, puedes indicar el período de tiempo estimado en el que el proveedor entregará los productos o servicios solicitados, dispone de DIA, MES, SEMANA y AÑO
Tiempo de Entrega: En este campo, se registra el tiempo exacto en días que tomará al proveedor completar la entrega después de recibir la orden de compra.
Fecha de vigencia: Fecha en la que la cotización perderá validez.
Lugar de Entrega: Aquí puedes especificar el lugar donde se realizará la entrega de los productos o servicios por parte del proveedor.
Días de Pago: Este campo permite ingresar el número de días acordados para realizar el pago al proveedor después de recibir la factura.
IVA: Aquí se establece el porcentaje del Impuesto al Valor Agregado (IVA) que se aplicará a los productos o servicios proporcionados por el proveedor, el valor por defecto es 16%
Monto de IVA: Es un campo que indica un monto personalizado para el IVA al usar este campo, el % anterior es ignorado.
Tipo de Cambio: Aquí puedes ingresar el tipo de cambio aplicable si está trabajando con una moneda distinta a la moneda nacional de la organización.
Descuento: En este campo, puedes especificar un descuento en forma de un porcentaje o una cantidad en dinero que se aplicará al precio total.
Porcentaje de Seguro: Aquí puedes indicar el porcentaje del costo total que se destinará al seguro.
Monto de Seguro: Es un campo donde puedes ingresar el monto específico que se destinará al seguro, se aplica a nivel de precio unitario.
Guia para gestionar proveedores
Accede a nuestra guía para aprender cómo gestionar proveedores. ¡Haz clic aquí para acceder a la guía y obtener más información!
Guia para método de pago
Accede a nuestra guía para aprender cómo gestionar eficientemente los métodos de pago en tu empresa. Descubre cómo registrar, administrar y controlar los diferentes métodos de pago de forma trazable y optimiza tus procesos financieros. ¡Haz clic aquí para acceder a la guía y obtener más información!
Precios y Volumenes
Ahora es necesario capturar los precios de acuerdo a la información de cotización proporcionada por uno o varios proveedores a los que se les haya solicitado una cotización, los precios y volumenes para compra están ubicados en la sección derecha de la pestaña.
Acero
Si su comparativa contiene una RA, aparecerá además de la cantidad una columna para las piezas correspondientes a la especificación a comprar.
¿Que significan las columnas?
Comprar (Check): Esta columna te permite seleccionar los elementos que deseas comprar marcándolos con una casilla de verificación. Es una forma sencilla de indicar qué productos o servicios se incluirán en el proceso de compra. Cuando generes ordenes de compra, solo se procesarán precios "seleccionados" para compra, no olvides hacer tu selección.
Proveedor (A quien se le fincará): En esta columna, indica el proveedor al cual se asignará la compra. Es importante seleccionar el proveedor adecuado para cada elemento, asegurándote de que cumpla con los requisitos y acuerdos establecidos.
Código (Del producto o servicio): Esta columna muestra el código único asignado a cada producto o servicio. El código facilita la identificación rápida y precisa de los elementos en el proceso de compra.
Pza x Fincar: Esta columna indica el num de piezas x fincar para cada elemento. Para determinar este numero, el programa resta al num de pza requisitado la suma lo que ya ha sido generado en ordenes de compra para dicho concepto, y solo las partidas valor positivo se agregan a su comparativa
Pza Comprar - Por defecto, el valor es el mismo que el anterior, Sin embargo, puedes ajustarla según sea necesario antes de finalizar el proceso de compra. Posibles casos más adelante
Cant x Fincar: Esta columna indica la cantidad o volumen x fincar para cada elemento. Para determinar este numero, el programa resta al volumen requisitado la suma lo que ya ha sido generado en ordenes de compra para dicho concepto, y solo las partidas volumen positivo se agregan a su comparativa
Cant (Comprar) - Por defecto, el valor es el mismo que el anterior: Sin embargo, puedes ajustarla según sea necesario antes de finalizar el proceso de compra. Posibles casos más adelante
UM (Unidad de medida): La columna UM indica la unidad de medida utilizada para cuantificar el producto o servicio. Esto permite estandarizar la información y facilitar la gestión de inventario y compras.
Precio (Proporcionado por proveedor o en cotización recibida): En esta columna se registra el precio unitario del producto o servicio. Este precio puede ser proporcionado por el proveedor directamente o estar basado en una cotización recibida previamente.
Importe y Moneda: La columna de importe muestra el costo total para cada elemento, calculado multiplicando la cantidad a comprar por el precio unitario. La columna de moneda indica la divisa utilizada para expresar el costo.
Pieza y Volumen para compra personalizado
Por ejemplo, si desea realizar una compra compartida, se puede registrar la cantidad que se destinará a cada proveedor involucrado en la compra.
Por defecto, el sistema asigna la cantidad por fincar pendiente a cada proveedor, pero usted tiene la opción de modificar los volúmenes en la selección de compra. Si desea asignar una cantidad específica a un proveedor, el programa establece automáticamente ese elemento como seleccionado. Sin embargo, si desea realizar esta acción manualmente o eliminarla, puede cambiar la marca de selección directamente en la tabla o hacer clic derecho y seleccionar "Deseleccionar".
Es importante tener en cuenta que al realizar cambios en los volúmenes asignados a los proveedores, es necesario revisar y confirmar los ajustes para asegurarse de que reflejen correctamente los acuerdos y condiciones establecidos con cada proveedor. Esto garantizará la precisión en la gestión de los precios y volúmenes en el sistema.
Validaciones
Cuando se esté fincando más allá del volumen pendiente por fincar, el programa indicará esto, según sea PZA o CANT Se agregaron colores indicadores para las diferentes validaciones para precios de cuadro comparativo.
Seleccionar para compra
La selección para compra puede cambiarse, esto puede hacerse activando la captura y presionando sobre la casilla de verificación correspondiente al precio que desee comprar.
VALIDACIÓN
Sobre Costos
Los sobrecostos son cargos adicionales que no se incluyen en el precio base de los productos o servicios. Estos cargos pueden estar relacionados con aspectos como transporte, maniobras, impuestos u otros conceptos específicos. Estos costos extras se aplican aparte y se suman al precio inicial, permitiendo una mejor y más precisa contabilización de los gastos asociados a la adquisición.
Pueden agregarse otros costos generales, los cuales serán costos generales y aplicarán en las sumas antes del descuento e iva.
La captura es por proveedor, eso quiere decir que el registro que realicé aplicará para el proveedor seleccionado.
Seleccione el sobre costo que desee agregar, al seleccionarlo por defecto establerá el precio del catálogo para compra, sin embargo este valor puede ser modificado.
Extras
La sección de "Extras" está diseñada para gestionar y registrar cargos o costos adicionales que se aplican después del IVA. En esta sección, podrás incluir cualquier cargo adicional que no esté incluido en el precio base y que sea aplicable una vez se haya calculado el Impuesto al Valor Agregado (IVA). Estos cargos pueden variar, honorarios de servicios adicionales, seguros, entre otros.
Al utilizar la sección de "Extras", podrás tener un registro claro y separado de estos costos adicionales, permitiéndote llevar un control preciso de los gastos asociados a tus transacciones.
Aparecerá la siguiente pantalla y la captura de extras también es por proveedor de comparativa seleccionada.
Adjuntar archivos
Para adjuntar archivos a la comparativa puede hacerlo en el botón de adjuntos(clip) en la barra de acciones, puede adjuntar a la comparativa, o como archivo de un proveedor en especifico dentro de su comparativa, el grid refleja botones sobre la mismas filas para adjuntar a comparativa y proveedor.
Para adjuntar dé clic sobre el botón correspondiente, si desea adjuntar a la comparativa o como adjunto de un proveedor en patricular:
Visualización de comparativa
Para visualizar su comparativa con formato, dé clic en el botón de visualización en la barra de acciones o con clic derecho, a continuación aparecerá una nueva pantalla en la que visualizará los proveedores con precios ingresados, incluidos resumenes a total final, está visualizacion es un previo de su orden de compra.
A continuación aparecerá la visualización de su comparativa a travez del siguiente formato:
Visualización multiple
También es posible ver multiples comparativas al mismo tiempo, sin necesidad de cerrar la visualización actual.
Precios más bajos y Precios seleccionados
En la búsqueda del mejor precio, es común considerar aquellos que son más bajos. Sin embargo, es importante destacar que existen otros criterios que también influyen en la determinación de qué precio es el mejor para una compra. Factores como el tiempo de entrega, las condiciones de crédito, la calidad del proveedor y otros aspectos pueden ser igualmente relevantes al evaluar las opciones de compra.
Existe una funcionalidad que destaca estos diferentes criterios. Los precios mas bajos se resaltarán en color negro.
Además, cuando los precios seleccionados por el comprador convergen con los precios mas bajos, el sistema resaltará las celdas correspondientes en color verde. Esta indicación visual facilita la identificación rápida de las opciones más favorables, apoyando al usuario en la toma decisiones.
Debes de tener en cuenta múltiples criterios para determinar el mejor precio. Los precios más bajos pueden ser importantes, pero también consideraremos otros aspectos relevantes. Al resaltar los precios seleccionados y aquellos que se consideran los mejores, te proporcionamos una herramienta visual para que puedas identificar fácilmente las opciones más ventajosas y optimizar tus procesos de compra.
Precio seleccionado: Cuando sea el caso tomará este aspecto:
Precio más bajo: Cuando sea el caso tomará este aspecto:
Precio más bajo y seleccionado: Cuando sea el caso tomará este aspecto:
Herramientas de visualización
Aplicar FIX
En la visualización por defecto del cuadro comparativo, los datos se muestran en la moneda nacional. Sin embargo, si se desea ver los precios e importes en la moneda de la cotización, se puede realizar un cambio en la configuración. Para ello, se debe desmarcar el check de "Aplicar fix" ubicado en la sección de opciones, situada en la parte superior. Al desactivar esta opción, los precios e importes se mostrarán en la moneda correspondiente a la cotización, lo que brinda mayor flexibilidad al usuario para visualizar los datos de acuerdo a sus necesidades específicas.
Comentarios
En la previsualización del cuadro comparativo, se brinda la posibilidad de agregar, modificar y eliminar comentarios, de manera similar a otros software conocidos de hojas de cálculo. Estos comentarios permiten proporcionar aclaraciones, notas o información adicional relacionada con los datos presentados. Para agregar un comentario, se puede hacer clic derecho en el área deseada y seleccionar "Agregar comentario" o una opción similar. Una vez agregado, el comentario puede ser modificado o eliminado según sea necesario. Esta funcionalidad brinda la oportunidad de incluir observaciones relevantes en el cuadro comparativo, lo que facilita la comunicación y colaboración entre los usuarios que revisan y utilizan esta herramienta.
Historial de precios
Siempre es importante tener un registro detallado de los precios de los insumos a lo largo del tiempo. Con nuestra función "Historial", podrás acceder de manera rápida y sencilla a un registro completo de los precios anteriores del insumo seleccionado. Esto te permitirá realizar un seguimiento de las fluctuaciones de precios, identificar tendencias y tomar decisiones informadas en tus procesos de compra. ¡Aprovecha esta herramienta para obtener una visión completa del historial de precios y optimizar tus estrategias de adquisición!
Ver trazabilidad
El check de "Ver trazabilidad" en el cuadro comparativo permite generar un desglose detallado de cómo se distribuirá el volumen asignado para la compra, así como el precio asignado, en comparativas que están constituidas por más de una requisición. Al activar esta opción, se obtiene un desglose completo que muestra cómo se distribuyen los volúmenes y los precios entre las diferentes requisiciones involucradas en la comparativa.
Esto es especialmente útil cuando se realizan compras conjuntas o se agrupan múltiples requisiciones en una sola comparativa. La trazabilidad proporciona transparencia y claridad sobre cómo se divide y asigna tanto el volumen como el precio entre las diferentes partes involucradas. Esto facilita la comprensión de cómo se llega a los totales y cómo se distribuye la información de manera precisa.
La funcionalidad de ver trazabilidad es una herramienta valiosa para aquellos que deseen comprender y analizar en detalle cómo se distribuyen los volúmenes y los precios en comparativas que involucran múltiples requisiciones, permitiendo una mejor toma de decisiones y un mayor control sobre los aspectos clave de la compra.
Nota de comparativa
Puede asignar una nota para visualización dando clic derecho → "comentarios", el programa mostrará una pantalla donde capturar estos comentarios.
Al visualizar su comparativa podrá ver los comentarios capturados antes de las aprobaciones de la misma.
Aprobación
Para realizar la aprobación debe de seleccionar la comparativa que desea firmar posteriormente dar clic derecho y seleccionar "VALIDAR", "APROBAR", "AUTORIZAR", etc.
El programa mostrará la leyenda del siguiente status en el proceso de firmas de la comparativa.
Comparativa vs Presupuesto (Precio)
Puede visualizar la evaluación de precio para su comparativa, dando clic derecho / comparativa vs presupuesto (precio)
A continuación aparecerá la ventana de evaluación.
Comparativa vs Presupuesto (Volumen)
Puede visualizar la evaluación de precio para su comparativa, dando clic derecho / comparativa vs presupuesto (precio)
A continuación aparecerá la pantalla en la que verá dicha evaluación.
Permitir exceder presupuesto (Precio o Volumen)
Cuando se autoricé alguna partida para exceder el presupuesto, sea precio o volumen, el programa marcará del siguiente color naranja los elementos autorizados.
Generar orden de compra
Una vez que su comparativa está autorizada, puede generar su orden de compra. de clic derecho, a continuación "crear → generar ordenes de compra".
Al finalizar, si la selección para compra de su comparativa cumple las validaciones correspondientes el programa le indicará cuales se han creado, se actualizará su pantalla y al finalizar verá los folios de orden de compra o de servicio generados para los proveedores de acuerdo a la selección para compra.