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Solicitud de remesa

Introducción​

El Módulo de Remesas en el ERP está diseñado para optimizar la gestión de recursos y pagos dentro de la empresa, con un enfoque especial en los sitios de obra. A través de este módulo, los usuarios pueden regularizar los gastos asociados a proveedores, costos directos de los proyectos y, en ocasiones, gestionar la recuperación de fondos a los trabajadores cuando corresponda.

Este sistema permite agrupar y procesar los desembolsos de manera organizada y transparente, asegurando que tanto los recursos materiales como los pagos se gestionen eficientemente. La herramienta facilita el seguimiento de las obligaciones financieras, la conciliación contable, y una mayor precisión en la planificación presupuestaria, contribuyendo a la estabilidad financiera y operativa de los proyectos.

El uso adecuado del módulo es clave para garantizar una administración eficiente de los recursos y un control financiero sólido que apoye el crecimiento de la empresa.

Acceder​

En el menú principal, de clic en el módulo

SERVICIOS GENERALES REQUIERE PERMISO

Dentro del módulo seleccionado, acceda a la sección

REMESAS.

Acceso a remesas.
Acceso a remesas.

Registro​

Una vez que ingreses a la sección correspondiente, presiona el botón "Nuevo". Esta acción abrirá un formulario donde deberás seleccionar y completar la información requerida.

Nueva remesa
Nueva remesa

  • Fecha:

    OBLIGATORIO Es el día en que se está realizando la remesa, Por defecto se establece el día en curso.

  • Tipo:

    OBLIGATORIO Se refiere al tipo de remesa que se está capturando, unicamente puede elegir un tipo.

    Identifique el tipo de remesa que se va a realizar ya que existen seis tipos principales:

    Semanal, Extraordinaria, Finiquito, Maquinaria, Caja Chica, Compra local.

    • Semanal: Se refieren a pagos que se realizan de forma regular cada semana. La periodicidad semanal ayuda a mantener un flujo de caja más estable y a asegurar que las obligaciones se cumplan de manera oportuna.

    • Extraordinaria: Son pagos que se realizan fuera del ciclo regular de pagos, a menudo en situaciones especiales o imprevistas. Estos pagos pueden ser necesarios para cubrir costos urgentes o excepcionales que no están previstos en el presupuesto normal, como reparaciones inesperadas, pagos de emergencia a proveedores, o liquidaciones extraordinarias.

    • Finiquito: Se utilizan para pagar el finiquito de un empleado cuando se termina su relación laboral o contractual. Este tipo de remesa incluye el pago de todas las cantidades adeudadas, como salarios pendientes, vacaciones acumuladas, y cualquier otro tipo de indemnización o compensación de acuerdo con el contrato o la legislación laboral aplicable.

    • Maquinaria: Están relacionadas con el pago por la adquisición, alquiler, o mantenimiento de maquinaria y equipo. En el contexto esto podría incluir pagos a proveedores de maquinaria, alquileres de equipos, o costos de reparación y mantenimiento de los equipos de construcción utilizados en los proyectos.

    • Caja Chica: Se refieren apagos menores realizados desde un fondo de dinero en efectivo para gastos urgentes o pequeños. Estos pagos suelen incluir pequeños suministros, gastos imprevistos, y otros costos menores que no justifican un proceso de pago más formal. La caja chica se reabastece periódicamente a medida que se utilizan los fondos.

  • Proveedor: Es la entidad o persona a la que se está enviando el dinero. Este campo identifica al destinatario de la remesa. No se puede seleccionar a más de un proveedor por remesa. El proveedor que selecciones condicionara las entradas que te aparezcan al momento de ingresar las partidas.

    OBLIGATORIO

    Para remesas de tipo SEMANAL, EXTRAORDINARIA, FINIQUITO y COMPRA LOCAL.

  • Cuenta: Especifica el número de cuenta bancaria donde se depositará el dinero del proveedor. De manera anticipada las cuentas bancarias tienen que ser cagadas en el catalogo de proveedores, para que puedas seleccionar la indicada al momento de tú captura.

    OBLIGATORIO

    Para remesas de tipo SEMANAL, EXTRAORDINARIA, FINIQUITO y COMPRA LOCAL.

  • Proyecto:

    OBLIGATORIO Hace referencia a un proyecto específico al cual está asociada la remesa.

  • Frente:

    OBLIGATORIO Zona específica del proyecto donde se utilizará el producto o servicio solicitado.

  • Comentarios:

    OPCIONAL Un espacio para agregar notas adicionales o detalles específicos sobre la remesa, como una explicación de por qué se está realizando el pago o cualquier otra información relevante.

Al finalizar la captura del formulario, dé clic en OK para que se cree una nueva solicitud de remesa con folio.

Remesas creadas
Remesas creadas

Conceptos / Partidas​

Una vez que se tiene un folio de solicitud de remesa y se ha capturado la información de la carátula, es necesario ingresar las partidas. Dirijase a la pestaña Conceptos Cada partida representará un ítem específico.

Partidas de remesa.
Partidas de remesa.

Agregar​

Seleccione folio de su solicitud y presione el botón de + en la pestaña de conceptos. El sistema le mostrará una ventana en donde debe buscar y seleccionar (doble clic sobre la fila), las partidas de entrada que desee pasar agregar a su solicitud de remesa.

Agregar partidas de remesa.
Agregar partidas de remesa.

Del lado izquierdo aparecerán las entradas que podrá seleccionar para agregar. El criterio de validación que se aplica cambia dependiendo del tipo de remesa, a continuación se describen los casos.

Campos faltantes​

Después de agregar las partidas (conceptos) correspondientes, deberá completar los siguientes campos:

  • Cuenta de costos: Hace referencia a la cuenta contable en la que se registrarán los costos asociados a la partida. Es fundamental para llevar un control financiero preciso, ya que determina cómo se clasificarán los gastos en la contabilidad.

  • Frente: Zona específica del proyecto donde se utilizará el producto o servicio solicitado.

  • Referencia: Ingresar el número o identificador de la factura correspondiente a la partida.

  • Comentarios: Este campo permite agregar cualquier observación o detalle adicional sobre la partida que no esté cubierto por los otros campos.

Completar campos de partidas
Completar campos de partidas

Adjuntos​

Adjuntos
Adjuntos

Una vez que concluyo la captura de la solicitud de remesa, sera necesario adjuntar la documentación para soporte correspondiente.

Aceptar / Rechazar Adjuntos​

Estos documentos deben ser revisados y aceptados antes de autorizar la aplicación de la remesa. La revisión asegura que todos los documentos estén en orden y que el monto a pagar corresponda correctamente a lo acordado. Una vez validados, se procedera con el pago.

Si los adjuntos son rechazados, se procederá con la revocación de las firmas para que puedan ser eliminados y sustituidos, tomando en cuenta las observaciones mencionadas.

Adjuntar documentación
Adjuntar documentación

Relación de adjuntos​

Para las remesas que sean elaboradas desde entradas podrán acceder a la documentación de dicha información, el programa presentará un árbol para mostrar y organizar los adjuntos de las entradas relacionadas.

Relación de adjuntos
Relación de adjuntos

Aprobación​

Se refiere al proceso de aprobación formal de la solicitud dentro del sistema. Cuando se aprueba o firma una remesa, se está confirmando que toda la información ingresada es correcta y que la remesa está lista para ser procesada y enviada al área de pagos.

Firmantes​

El formato de solicitud de remesa contiene 3 firmantes

Elabora,revisa, autoriza todas las firmas se otorgan desde la misma pantalla.

  1. Elabora:

    REQUIERE PERMISO Aparece automaticamente y corresponde al administrador que esta capturando la solicitud de remesa.

  2. Revisa:

    REQUIERE PERMISO Residente del proyecto.

  3. Autoriza:

    REQUIERE PERMISO Gerente o Director del proyecto.

Para otorgar la firma, posiciónese sobre la solicitud. Luego, haga clic derecho y elija la opción REVISAR / AUTORIZAR, según corresponda, y confirme su acción.

Firmas solicitud de remesas.
Firmas solicitud de remesas.