Elaborar requisiciones
Introducción
Las requisiciones de compra son un proceso fundamental en cualquier empresa que se dedique a la compra y venta de productos o servicios. Esta herramienta es utilizada para formalizar la solicitud de un bien o servicio por parte de un departamento o área de la empresa, y se convierte en el documento que da origen a una orden de compra.
Las requisiciones de compra permiten a las empresas tener un mejor control sobre los procesos de adquisición de bienes y servicios, ya que establecen un protocolo para la solicitud, aprobación y seguimiento de las compras. Además, estas herramientas permiten mantener un registro ordenado y detallado de las solicitudes, lo que facilita la identificación de las necesidades de la empresa, el monitoreo de los gastos y el análisis de los proveedores.
En resumen, las requisiciones de compra son una herramienta clave para optimizar los procesos de adquisición de bienes y servicios en una empresa. Con su uso, se pueden establecer protocolos claros y eficientes para la solicitud, aprobación y seguimiento de las compras, lo que se traduce en un mejor control de los gastos y en una mayor eficiencia en la gestión de proveedores.
Acceso
Para iniciar con la elaboración de una requisición, es fundamental identificar el tipo de requisición que se va a realizar ya que existen dos tipos principales:
Manuales y por Presupuesto.Requisición Manual: En este tipo de requisición la solicitud se realiza de manera independiente sin un control automatizado que verifique si existe un presupuesto asignado para la compra o si los fondos están disponibles. Esto significa que la persona que realiza la requisición puede solicitar recursos sin considerar el límite presupuestario.
Requisición Controlada por Presupuesto: Esta requisición se integra dentro de un sistema que automáticamente verifica y controla que la solicitud de recursos esté dentro de los límites presupuestarios aprobados. Antes de que la requisición sea elaborada, el sistema verifica si hay presupuesto disponible para dicha compra. Garantiza un mejor control financiero, evita excedentes de gasto y asegura que todas las compras se realicen dentro de los límites del presupuesto establecido.
A continuación, se detallan los pasos para iniciar con el procesó dependiendo del tipo.
Requisiciones Manuales
En el menú principal, de clic en el módulo
REQUERIMIENTOS REQUIERE PERMISODentro del módulo seleccionado encontrará 5 tipos de clasificaciones para las requisiciones
ACEROS, MISCELANEOS, SERVICIOS, PROCURA ESPECIAL MATERIAL, PROCURA ESPECIAL SERVICIOS. Ingrese a la sección correspondiente dependiendo del tipo de requisición que se desee elaborar.
Registro
Una vez que ingrese a la sección correspondiente según el tipo de requisición que desea crear, presione el botón "Nuevo". Esto lo llevará a una pantalla de captura donde deberá ingresar la información requerida.
- Solicita: OBLIGATORIO Persona que está realizando la solicitud de requisición. Es quien identifica la necesidad de adquirir un producto o servicio.
- Referencia: OPCIONAL Texto o indicación asignado para identificar y rastrear la requisición de manera única dentro del sistema o proceso.
- Fecha Solicitada: OBLIGATORIO Fecha en la que se realiza la solicitud de la requisición. Es cuando se inicia el proceso de requisición.
- Fecha Requerida: OBLIGATORIO Fecha en la que se necesita que el producto o servicio esté disponible. Suele ser una fecha límite para la entrega.
- Prioridad: OPCIONAL Nivel de urgencia asignado a la requisición. Puede ser bajo, medio, alto, dependiendo de la necesidad o emergencia del requerimiento.
- Dibujo: OPCIONAL Hace referencia a un plano, esquema o dibujo técnico relacionado con la requisición, necesario para la fabricación, instalación o plano.
- Dirección de entrega: OPCIONAL La ubicación física donde se debe entregar el producto o servicio solicitado.
- Tipo de gasto: OBLIGATORIO Clasificación del gasto, depende del tipo de producto que se requiere.
- Proyecto: OBLIGATORIO Identificador del proyecto al cual está relacionado la requisición.
- Frente: OBLIGATORIO Zona específica del proyecto donde se utilizará el producto o servicio solicitado.
- Departamento: OBLIGATORIO Departamento de la organización que está solicitando el producto o servicio.
- Disciplina: OPCIONAL Área técnica o especialidad a la que pertenece la requisición.
- Área: OPCIONAL Subdivisión más específica dentro del proyecto.
- Subcontrato: OPCIONAL Seleccionar sí la información de la requisición está relacionada con un subcontrato.
- Cuentas: OBLIGATORIO Cuenta contable asociados con el tipo de gasto.
- Codificación: OBLIGATORIO Serie de códigos que clasifican y calculan dependiendo tu tipo de gasto y cuenta al presionar el botón calcular cuentas.
- Comentarios: OPCIONAL Espacio para agregar información adicional, instrucciones o detalles específicos que no se cubren en los otros campos pero que son importantes para procesar la requisición.
En la captura de la información principal de su requisición encontrará estos checks que te ayudaran a precisar información.
- Para cotización: Tú requisición no podrá ser comprada los campos de tipo de gasto y cuentas contables se bloquearán, únicamente se podrá realizar una cotización de los materiales.
- Aplica certificado: Al seleccionarlo le indicaras al comprador que es necesario certificado de calidad de los materiales solicitados.
- Para comprobación: Al seleccionarlo tu requisición no podrá pasar a pago, las requisiciones para comprobación solo son de regularización.
- Aplica factura: Al seleccionarlo le indicaras al comprador que es necesaria la factura de compra.
Ingreso de Partidas
Una vez que se tiene un folio de requisición y capturo la información principal de la misma, es necesario ingresar las partidas ya sean insumos o servicios que se estarán solicitando dentro de la requisición. Cada partida representará un ítem específico, su correcta inclusión será esencial para garantizar que la requisición sea procesada de manera efectiva.
Materiales
Para ingresar los insumos a su requisición, tendrá que posicionarse en la sección de INSUMOS / ITEMS. Al ingresar a esta sección podrá encontrar todos los insumos que se encuentren en la cuenta que selecciono. Al posicionarse en alguno solo tendrá que especificar la cantidad y dar clic al botón de agregar.
VALIDACIÓN
VALIDACIÓN
Sevicios
Para ingresar los servicios, tendrá que posicionarse en la sección de INSUMOS / ITEMS. Al ingresar a esta sección tendrá la posibilidad de escribir libremente el tipo de servicios que desee requisitar así como la cantidad.
- Tipo: Tipo de servicio o producto que se está solicitando.
- Código: Identificador único para el servicio o producto solicitado.
- Cantidad: Indica la cantidad del servicio o producto que se está solicitando.
- Unidad: Medida en la que se expresa la cantidad.
- Servicio: Este campo describe el servicio específico que se está solicitando. Puede incluir detalles como el nombre del servicio, una breve descripción o cualquier información relevante para identificar lo que se requiere.
Consideraciones generales
Tómalas en cuenta la siguiente información para poder completar de forma adecuada tú proceso.
VALIDACIÓN
Catálogo de insumos
Dirígete a la documentación para ver todos los detalles.
VALIDACIÓN
Catálogo de costos
Dirígete a la documentación para ver todos los detalles.
Requisiciones por presupuesto
Acceso
En el menú principal, de clic en el módulo
COMERCIALIZACIÓN REQUIERE PERMISODentro del módulo seleccionado, ingrese a la sección
CONCEPTOS e indique el proyecto en el que desee trabajar.
Captura REQUIERE PERMISO
Una vez que ingrese en el catálogo de conceptos del proyecto al cual estará relacionando la requisición. Tendrá que posicionarse sobre el detalle del concepto en donde encontrará cargados los
INSUMOS, SERVICIOS, MAQUINARIA según corresponda.
Para buscar los insumos o servicios que necesita requisitar, utilice la barra de búsqueda activando el comando Ctrl + B.
Una vez identificados los insumos, colóquese sobre alguno de ellos y, con el botón secundario del mouse, seleccione la opción preparar para requisición.
Al requisitar materiales, el sistema mostrará una pantalla en la que deberá seleccionar el tipo de requisición correspondiente, según el material a procesar:
- RA: Requisición de acero.
- RE: Requisición de misceláneos.
- RPEM: Requisición de procura especial material.
Una vez seleccionado el tipo de requisición, el sistema ocultará automáticamente los insumos que estén asociados a otro tipo, de acuerdo con su clasificación en el catálogo de costos. Esta asociación depende de la familia del insumo previamente configurada.
Al presionar esta opción se le habilitarán dos columnas que le servirán para indicarle al sistema la cantidad y piezas a requisitar, ten en cuenta que la cantidad o piezas especificadas no podrán superar la cantidad y piezas disponibles.
Una vez que capturo las cantidades a requisitar, con el botón secundario dará clic en la opción generar requisición.
REQUIERE PERMISO De inmediato el sistema arrojara un mensaje de confirmación que le indicara la cantidad de requisiciones generadas.
Si por alguna razón, después de seleccionar la opción Preparar para requisición, desea cancelar o modificar el proceso, seleccione la opción Cancelar, disponible al hacer clic con el botón secundario del mouse sobre el insumo.
Para conocer el folio de la requisición generada y continuar con el proceso, haz clic derecho sobre el insumo requisitado y selecciona la opción Ver requisiciones.
Las requisiciones generadas serán clasificadas según el tipo seleccionado previamente.
Aquellas requisiciones que se generen desde el módulo de presupuesto serán identificadas visualmente con un color
anaranjado o marrón, con el fin de diferenciarlas de otras requisiciones. En ese mismo proceso se deberá completar toda la información solicitada, tal como se realiza en la creación de requisiciones manuales.
Finalizar
Una vez que haya completado su captura, seleccione su requisición y con clic derecho elija la opción FINALIZAR para proceder con el flujo de firmas.
